ทุกวันนี้ ทุกองค์กรหน่วยงานต่างๆจะทำงานสำเร็จลุล่วงได้ มักจะต้องมีการประชุมอยู่บ่อยครั้ง และการประชุมต่างๆจะเป็นไปได้ด้วยดีจำเป็นต้องมีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่างๆที่คอยซัพพอร์ตผู้ประชุม ดังนั้นห้องประชุมจึงเป็นสิ่งสำคัญ และเป็นภาพลักษณ์หน้าตาของบริษัทด้วย โดยห้องประชุมไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือบริษัทใหญ่ ในเรื่องของการตกแต่งห้องประชุมนั้นก็จำเป็นมากเช่นกัน อาจรวมไปถึงพื้นหลังของห้องประชุม เฟอร์นิเจอร์อีกด้วย ซึ่งนอกจากจะมีไว้สำหรับคนในองค์กรแล้ว ก็อาจจะรองรับบุคคลภายนอกด้วย ทั้งนี้เพื่อสร้างความประทับใจในการประชุมอีกด้วย ดังนั้นห้องประชุมที่ดี จะต้องมี 10 อุปกรณ์ที่จำเป็นที่จะทำให้ห้องประชุมของคุณดูมีความเป็น Professional ดังนี้
1.โปรเจคเตอร์ การประชุมส่วนใหญ่นั้น มักเน้นการพรีเซนท์งานหรือนำเสนอเป็นหลัก มีทั้งภาพนิ่ง วิดีโอภาพเคลื่อนไหว รวมถึง Power Point ซึ่งห้องประชุมที่ดีและมีความเป็นมืออาชีพนั้นจะขาดไม่ได้เด็ดขาดเลย ซึ่งจะมีทั้งการติดตั้งไว้บนเพดาน หรือแบบเคลื่อนย้ายได้
2.จอโปรเจคเตอร์ มีโปรเจคเตอร์แล้วก็ต้องมีจอเป็นองค์ประกอบด้วย เพื่อทำให้การแสดงผลที่ชัดเจอภาพคมชัด ดังนั้นเราจะเห็นจอ โปรเจคเตอร์มีหลายแบบให้เลือกใช้ ทั้งแบบมีขาตั้ง (Tripod ) แบบจอฟิก (Fixed Frame) แบบมือดึง (wall) แบบมอเตอร์เลื่อนขึ้นลง (Motorized) ซึ่งออกแบบมาให้แลดูทันสมัยจัดเก็บง่ายและดีไซน์ที่ดูสะดวกแก่การใช้งาน
3.Laser Pointer เป็นส่วนสำคัญที่ห้องประชุมต้องมีเช่นกัน เมื่อเวลาพรีเซ้นท์งาน หรือนำเสนองาน บางทีเราต้องระบุตำแหน่งหรือจุดที่ ต้องการให้ผู้ประชุมที่กำลังฟังเราพีเซนต์สนใจฟังเป็นพิเศษ ส่วนใหญ่นั้น เรามักจะเห็น 2 สีที่นิยมใช้กันคือ .สีแดง 2.สีเขียว แต่ส่วนใหญ่คนจะนิยมเป็นสีแดง เพราะว่าสีแดง เพราะค่าสีแดงมีอันตรายต่อดวงตาน้อยว่าสีเขียว การเลือกนั้นต้องเลือกให้พอดีกับห้องประชุมเราด้วย และควรมีสำรองไว้หลายๆอันไว้เผื่อผู้ประชุมไม่ได้นำติดตัวมา
4.อินเตอร์เน็ตความเร็วสูง เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ดูง่ายดาย แต่ห้องประชุมหลายที่ มักตกม้าตายในเรื่องอินเตอร์เน็ต แต่ในความเป็นจริงนั้น การประชุม สัมมนา ต่างๆ มีการใช้อินเตอร์เน็ตสม่าเสมอ รวมถึงการทำวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ ด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ประชุมเองทั้งภายในและภายนอกเพื่อง่ายแก่การเชื่อมต่อเมื่อจำเป็นต้องการใช้งานอินเตอร์เน็ต
5.กระดาน White Board และเครื่องเขียน อุปกรณ์สำหรับห้องประชุมจำเป็นต้องมีกระดานไวท์บอร์ด เพื่อใช้เขียนข้อมูลเพิ่มเติม และการระดมความคิดต่างๆ ซึ่งสามารถทำการอธิบายข้อมูลเพิ่มเติมได้ ดังนั้น ห้องประชุมสมัยนี้ก็มีการ อัพเกรดพัฒนาเป็น Flat panel interactive หรือกระดานอัจฉริยะขึ้นมาเพื่อความทันสมัยและมีฟีเจอร์ฟังก์ชั่นในการหาข้อมูลเพิ่มเติมไปในตัวทำหน้าที่ได้หลากหลายกว่าเช่นกันมีให้เลือหลายขนาดด้วยตามแล้วแต่งบของหน่วยงานนั้นๆ
6.ไมโครโฟน ห้องประชุมหลายๆแห่งมีขนาดใหญ่ ซึ่งหากห้องหนึ่งมีมกากกว่า 20 คน ไมโครโฟนมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการสัมนาหรือประชุมเพื่อให้เสียงกระจายไปทั่วถึง โดยในท้องตลาดก็มีทั้งไมโครโฟนแบบ ตั้งโต๊ะ และแบบไร้สาย ให้เลือกตามความต้องการโซลูชั่นห้องประชุมขององค์กร
7.ลำโพงและระบบเสียง มีไมโครโฟนแล้ว หากระบบเสียงไม่ดีเกิดการขัดคล่องระหว่างการใช้งานบ่อยๆ หรือ ความดังของระบบไม่ดังเพียงพอ ก็ทำให้กาประชุมนั้น เป็นเรื่องที่น่าผิดหวังเช่นกัน ทำให้การประชุมไม่ราบรื่นอย่างที่ตั้งใจไว้ ดังนั้น การมีเครื่องขยายเสียง ลำโพงที่มีมารตฐาน และห้องที่เก็บเสียงได้ ย่อมแสดงว่า ห้องประชุมนั้นมี มารตฐานที่เพียงพอ
8.โทรศัพท์+Video Conference สำหรับการประชุมทางไกล การประชุมบางครั้ง เราต้องมีการประชุมพร้อมกันจากหลายๆที่ ในหน่วยงานใหญ่ๆหรือหน่วยงานเล็ก เพื่อให้มีความสะดวกมากขึ้น โดยไม่ต้องเดินทางใกล ซึ่งทำให้การประชุมที่ต่างๆเหมือนอยู่ในที่เดียวกัน ดังนั้นการมีฟังก์ชั่นนี้ในห้องประชุมนั้น ก็มีความจำเป็นอย่างนึงสำหรับผู้ที่ต้องการประชุมทางใกลบ่อยๆ สิ่งเหล่านี้ทำให้บริษัทหรือหน่วยงานของคุณดูเป็นมืออาชีพอย่างแน่นอน
9.ปลั๊กไฟบนโต๊ะประชุม และ Adapter ปลั๊กไฟในห้องประชุม จำเป็นต้องอยู่ในจุดที่ใช้งานง่าย หรือหลายที่นิยมฝังปลั๊กไว้บนโต๊ะประชุม เพื่อให้ใช้งานต่างๆได้ง่าย เช่นเสียบเข้ากับโน้ตบุ๊ค เป็นต้น
10.ระบบการจองห้องประชุม ฮาร์ดแวร์ ขนาดเล็กไว้สำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ หรือมีห้องประชุมหลายห้อง ซึ่งส่วนใหญ่เป็นทัชสกรีน และ มีคีย์การ์ดใช้ในการจองห้องประชุม ซึ่งคอยจัดสรรญในการใช้ห้องประชุม จองคิวห้องประชุม ซึ่งทำให้บริษัทดูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น
ดังนั้นจะเห็นว่า 10 สิ่งนี้มีความจำเป็นเมื่อเราจะสร้างห้องประชุมขึ้นมาใช้ในองค์กรที่ทันสมัย และมีประสิทธิภาพครบครันดังนั้นหากสนใจ เกี่ยวกับโซลูชั่นห้องประชุม ทางร้านโปรเจคเตอร์ 108 ก็มีจำหน่ายอุปกรณ์เหล่านี้เช่นกันค่ะ หากสนใจสามารถเข้ามาสอบถามเพิ่มเติมได้นะคะ
ขอบพระคุณข้อมูลดีๆจาก